Base normativa verificada — Marzo 2026
El contenido de esta guía está respaldado por las siguientes normas, citadas con artículo específico cuando corresponde. Cada afirmación puede verificarse en los portales oficiales de SUNAFIL, MTPE y SUNAT. Las normas derogadas o modificadas se identifican con su versión vigente.
Ley 28806 — LGIT DS 019-2006-TR — RLGIT DS 003-97-TR — LPCL DL 1246 — Simplificación administrativa DU 044-2019 / DS 009-2020-TR — Seguro Vida Ley Ley 29783 / DS 005-2012-TR — SST Ley 27942 / DS 014-2019-MIMP — Hostigamiento sexual Ley 28518 / DS 007-2005-TR — Modalidades formativas DS 018-2007-TR — Planilla electrónica Ley 29733 / DS 016-2024-JUS — Datos personales Ley 27269 / DS 052-2008-PCM — Firma digital DL 1378 / DL 1498 — Certijoven / Certiadulto Cas. Lab. N° 4055-2013-La Libertad — Desnaturalización
Tener trabajadores en planilla implica tres tipos de obligaciones documentales que corren en paralelo. La primera es el legajo individual de cada trabajador. La segunda es la documentación de gestión organizacional que la empresa mantiene como empleador — el legajo colectivo. La tercera son las declaraciones y registros digitales ante SUNAT que acreditan el cumplimiento de las obligaciones tributarias laborales.
SUNAFIL y SUNAT: dos competencias distintas que pueden activarse al mismo tiempo
SUNAFIL (Ley 29981, Art. 3) fiscaliza el cumplimiento sociolaboral y de seguridad y salud en el trabajo: contratos, beneficios, jornada, legajos y SST. Su ámbito no incluye tributos ni estados financieros. SUNAT fiscaliza las obligaciones tributarias vinculadas a la planilla: PLAME, ESSALUD, ONP, retenciones y la correcta calificación de los prestadores de servicios. Ambas entidades cruzan información entre sí.
01
Legajo individual por trabajador
Ingreso · Vigencia · Comunicaciones · Cese
Los documentos físicos que requieren firma del trabajador están identificados con ✎ Firma obligatoria. Su ausencia no es un defecto menor: es la diferencia entre poder acreditar la entrega ante el inspector y no poder hacerlo.
1.1 Documentos al momento del ingreso
El alta en T-Registro se realiza el mismo día de inicio de labores o antes — no puede quedar pendiente para el cierre de mes. La baja también se realiza el mismo día del cese o terminación del convenio.
Documentos de ingreso del trabajador18 documentos
Alta en T-Registro (SUNAT) — el mismo día de inicio de labores o antes
Genera el número de afiliación a ESSALUD. La constancia del alta se archiva. La baja también se realiza el mismo día del cese.
Art. 25.20, DS 019-2006-TR — Infracción muy grave por cada trabajador no registrado antes del inicio de labores.
Copia del DNI o Carné de Extranjería — verificar calidad migratoria habilitante
Para trabajadores extranjeros, verificar que la calidad migratoria otorgada por MIGRACIONES habilite el trabajo remunerado en el Perú, además de la vigencia del documento. Como alternativa eficiente, el empleador puede solicitar el Certijoven (18 a 29 años) o Certiadulto (30 años a más), documentos oficiales y gratuitos del MTPE con firma digital verificable mediante código QR, que consolidan datos de identidad, antecedentes policiales, penales y judiciales, y trayectoria formativa y laboral formal.
DL 1378 (Certijoven) y DL 1498 (Certiadulto) — Certificado Único Laboral. Vigencia: 3 meses. Verificable en empleosperu.gob.pe. Para extranjeros: DL 689 y Ley 31867 — Ley de Migraciones.
Contrato de trabajo firmado con copia entregada al trabajador
Contratos indefinidos y contratos a plazo fijo (modales): No requieren registro ante el MTPE. El Decreto Legislativo N° 1246 eliminó esa obligación. El contrato debe conservarse en el legajo como sustento de la relación laboral y las condiciones pactadas.
Contratos a tiempo parcial (part time): Sí requieren registro ante el MTPE, conforme a la normativa vigente.
Trabajadores extranjeros: Requieren autorización administrativa previa según su nacionalidad: SIVICE para nacionales fuera de la CAN; SIVITMA para nacionales de Bolivia, Colombia y Ecuador.
Contratos a tiempo parcial (part time): Sí requieren registro ante el MTPE, conforme a la normativa vigente.
Trabajadores extranjeros: Requieren autorización administrativa previa según su nacionalidad: SIVICE para nacionales fuera de la CAN; SIVITMA para nacionales de Bolivia, Colombia y Ecuador.
DL N° 1246, Art. 2 — Eliminación de la obligación de registro de contratos modales ante el MTPE. DS 003-97-TR, Art. 73 — La empresa conserva el contrato. DS 019-2006-TR, Art. 23.2 — No entregar copia al trabajador: infracción leve.
✎ Firma obligatoria Declaración jurada de domicilio
Domicilio actual del trabajador. Actualizable ante cambio de residencia. Necesaria para notificaciones formales válidas y para la correcta inscripción en T-Registro.
DS 018-2007-TR — Domicilio: dato obligatorio en T-Registro.
✎ Firma obligatoria Antecedentes policiales, penales y judiciales — o Certijoven / Certiadulto
El Certijoven o Certiadulto consolida en un solo documento los antecedentes de PNP, Poder Judicial e INPE, más trayectoria educativa (SUNEDU/MINEDU) y laboral formal. Gratuito, en línea, vigencia de 3 meses.
DL 1378 y DL 1498 — Verificación vía código QR o número de certificado en empleosperu.gob.pe. Obligatorio para cargos de confianza, manejo de fondos o donde la normativa sectorial lo exija.
Boletín informativo y declaración de elección del sistema pensionario (AFP u ONP)
El empleador entrega el boletín informativo; el trabajador elige y firma. Sin elección en plazo, la AFP afilia de oficio.
Ley 29903, Art. 7 — Obligación del empleador de informar y recabar la declaración. RS 080-2014/SBS — Afiliación de oficio.
✎ Firma obligatoria Declaración jurada de no tener retenciones judiciales por alimentos
Si existe mandato judicial, el empleador retiene y deposita en el juzgado. La omisión genera responsabilidad solidaria del empleador.
CPC, Art. 648 — Embargable hasta el 60% del exceso de la RMV para obligaciones alimentarias.
✎ Firma obligatoria Constancia de elección de cuenta de haberes y cuenta CTS
El trabajador designa la entidad bancaria para remuneraciones y la depositaria de CTS. Documento firmado.
DS 001-97-TR, Art. 29 — El trabajador designa la entidad depositaria de la CTS.
✎ Firma obligatoria Autorización para envío de documentos por medios electrónicos
Autorización expresa del trabajador para la entrega de boletas y comunicaciones por correo electrónico u otro medio digital, indicando la dirección aceptada. Para mayor respaldo probatorio, se recomienda que la empresa cuente con certificado digital (firma digital), que acredita la integridad e identidad del remitente en cada envío.
Ley 29733, Art. 13 — Consentimiento expreso para transmisión por medios digitales. Ley 27269 / DS 052-2008-PCM — La firma digital tiene plena equivalencia funcional con la firma manuscrita.
✎ Firma obligatoria Autorización de uso y tratamiento de datos personales para fines laborales
El trabajador autoriza el tratamiento de sus datos personales (DNI, domicilio, datos bancarios, biométricos si aplica) para los fines de la relación laboral. El documento identifica al responsable del tratamiento y los fines específicos. Los datos biométricos requieren autorización adicional e independiente.
Ley 29733, Art. 13 y Art. 2.5 — Datos biométricos: datos sensibles con régimen reforzado. DS 016-2024-JUS — Reglamento actualizado. Multas: de 0.5 a 100 UIT (Art. 39, Ley 29733).
✎ Firma obligatoria Constancia de entrega de política salarial y estructura remunerativa
El trabajador recibe y firma la constancia que detalla la composición de su remuneración: básico, asignaciones y conceptos no remunerativos si los hay.
Recomendado para prevenir litigios sobre la base de cálculo de CTS, gratificaciones y liquidación.
✎ Firma obligatoria Constancia de entrega del Reglamento Interno de Trabajo o Políticas de Trabajo
Para empresas con más de 100 trabajadores el RIT es obligatorio. Para empresas menores, las políticas de trabajo escritas y entregadas al trabajador son la base para aplicar el procedimiento disciplinario.
DS 039-91-TR — RIT obligatorio para empresas con más de 100 trabajadores. DS 003-97-TR, Art. 31 — Sin tipificación previa, la sanción disciplinaria puede cuestionarse.
✎ Firma obligatoria Constancia de capacitación inicial en prevención del hostigamiento sexual
Al inicio de la relación laboral. Incluye: tema, fecha, nombre del capacitador, lista de asistencia firmada, fotografía o material de sustento.
Ley 27942 (mod. Ley 30709) y DS 014-2019-MIMP, Art. 5 — Obligatoria desde el ingreso. DS 019-2006-TR, Art. 26.1 — Infracción grave.
✎ Firma obligatoria Constancia de inducción y capacitación inicial en SST
Inducción en seguridad antes de asumir funciones. La constancia incluye: tema, fecha, nombre del capacitador, firma del trabajador, y fotografía o material de sustento.
Ley 29783, Art. 35(b) — Antes del inicio de funciones. DS 005-2012-TR, Art. 27.
✎ Firma obligatoria Constancia de evaluación, participación y entrega del IPERC de su puesto
El trabajador conoce los peligros, riesgos y controles de su puesto y participó en la elaboración o validación del IPERC correspondiente.
Ley 29783, Art. 57 y DS 005-2012-TR, Art. 77 — Ausencia de constancia: infracción grave.
✎ Firma obligatoria Póliza de Seguro de Vida Ley — desde el primer día, sin excepción
Obligatorio para todos los trabajadores desde el primer día de labores, sin distinción de actividad, nivel de riesgo o tamaño de empresa. Vigente en esta forma desde el 12 de febrero de 2020. Cobertura: fallecimiento accidental (32 remuneraciones), invalidez total y permanente por accidente (32 remuneraciones), fallecimiento por causa natural (16 remuneraciones).
DU 044-2019 y DS 009-2020-TR (vigente desde el 12 de febrero de 2020) — Obligatorio desde el primer día para todos los trabajadores sin excepción. DS 019-2006-TR, Art. 27.1 — No contratar el seguro: infracción muy grave.
Póliza SCTR — solo para actividades de alto riesgo
A diferencia del Seguro de Vida Ley, el SCTR aplica únicamente a trabajadores en actividades de alto riesgo listadas en el Anexo 5 del DS 003-98-SA. Cubre accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
Ley 26790 y DS 003-98-SA, Anexo 5 — Lista de actividades obligadas. DS 019-2006-TR, Art. 27.1 — No contratar cuando corresponde: infracción muy grave.
Comprobante de afiliación AFP tramitada
Una vez procesada la afiliación, el comprobante o constancia de tramitación se archiva. Acredita que el empleador cumplió oportunamente.
Ley 29903, Art. 7 — El empleador tramita la afiliación dentro del plazo establecido.
Comprobante de pago del aporte SIS (si aplica régimen de microempresa)
Para trabajadores en régimen de microempresa afiliados al SIS. El empleador aporta el 50% de la cuota mensual.
Ley 28015 y DS 008-2008-TR — Régimen de microempresa y acceso al SIS.
El período sin registro en T-Registro: el error más frecuente y más costoso
La situación más común: el trabajador empieza a laborar de acuerdo verbal y el empleador lo registra al procesar la planilla mensual. Ese período sin alta en T-Registro es infracción muy grave (Art. 25.20, DS 019-2006-TR) por cada trabajador. Si ese trabajador sufre un accidente durante ese período, el empleador asume los costos médicos que ESSALUD habría cubierto y el Seguro de Vida Ley que tampoco fue contratado.
1.2 Documentos para practicantes y modalidades formativas (Ley 28518)
Los practicantes no son trabajadores en sentido estricto — su vínculo es formativo — pero generan documentación específica que SUNAFIL verifica con igual rigor. La Ley 28518 regula seis modalidades; las más frecuentes son las prácticas preprofesionales y profesionales.
Documentos para practicantes — Ley 285188 documentos
Convenio de modalidad formativa — tripartito (preprofesional) o bipartito (profesional)
Prácticas preprofesionales: convenio firmado por la empresa, el practicante y el centro de formación. Prácticas profesionales (egresados): convenio bipartito entre la empresa y el egresado. Conforme al DL N° 1246, ya no es obligatorio registrar los convenios ante el MTPE; basta con declarar al practicante en la planilla electrónica.
Ley 28518, Arts. 14-20 y DS 007-2005-TR. DL N° 1246, Art. 2 — Elimina la obligación de inscripción ante la Autoridad de Trabajo.
✎ Firmas de las partes Alta y baja del practicante en T-Registro
El practicante se inscribe en T-Registro al inicio del convenio. La baja se realiza el mismo día de su término.
DS 018-2007-TR — Los beneficiarios de modalidades formativas se registran en T-Registro. DS 019-2006-TR, Art. 25.20 — Infracción muy grave si no se realiza el registro.
Póliza del Seguro FOLA o constancia de afiliación a ESSALUD
La empresa contrata cobertura de salud para el practicante, ya sea mediante ESSALUD o el Seguro de Formación Laboral Juvenil (FOLA). El FOLA cubre como mínimo: enfermedad (14 subvenciones mensuales) y accidente (30 subvenciones mensuales). Costo íntegro a cargo del empleador.
Ley 28518, Art. 50 — Obligación de proporcionar cobertura de salud al practicante. DS 019-2006-TR — No contratar el seguro del practicante: infracción muy grave por cada practicante afectado.
Registro de control de asistencia del practicante
El practicante está sujeto a control de asistencia conforme a la jornada formativa: máximo 6 horas diarias o 30 semanales para preprofesionales; máximo 8 horas diarias o 48 semanales para profesionales.
Ley 28518, Art. 44 y DS 004-2006-TR — El registro de asistencia aplica a toda persona que realiza actividades en el centro de trabajo.
Constancia de capacitación inicial en SST y hostigamiento sexual
El practicante recibe la inducción en SST y la capacitación en prevención del hostigamiento sexual antes de iniciar sus actividades formativas. Con lista de asistencia, fotografía y material de sustento.
Ley 29783, Art. 35(b) — La capacitación en SST aplica a toda persona en las instalaciones del empleador. Ley 27942 — Aplica también a practicantes.
✎ Firma obligatoria Constancias de pago de la subvención mensual y subvención semestral
Subvención mensual mínima equivalente a la RMV vigente para jornada completa. Al cumplir 6 meses continuos, corresponde una subvención adicional de media subvención mensual.
Ley 28518, Arts. 45-46 — Subvención mínima y subvención semestral. DS 019-2006-TR — No pagar o forzar jornadas superiores: infracción muy grave.
Constancia de goce o pago del descanso de 15 días al cumplir 12 meses
Si el convenio supera los 12 meses continuos, el practicante tiene derecho a 15 días de descanso subvencionado o al pago equivalente si el convenio termina al año.
Ley 28518, Art. 47 — Derecho al descanso al cumplir 12 meses continuos.
Constancia de entrega del IPERC del puesto formativo
El practicante recibe y firma la constancia del IPERC correspondiente a las actividades que va a realizar.
Ley 29783, Art. 57 y DS 005-2012-TR, Art. 77 — El IPERC aplica a toda persona que realiza actividades en el centro de trabajo.
✎ Firma obligatoria La modalidad formativa se desnaturaliza si supera la jornada o continúa vencido el convenio
Si el practicante trabaja más horas de las permitidas de forma sistemática, continúa después del vencimiento del convenio, o realiza actividades ajenas a las establecidas, la relación pasa a ser laboral de pleno derecho desde el inicio: con contrato indefinido y todos los beneficios sociales correspondientes. (Ley 28518, Art. 51).
1.3 Documentos durante la vigencia del contrato
Documentos operativos continuos7 documentos
Boletas de pago con constancia de entrega
Mensual. Física con firma o digital con autorización previa del trabajador. La empresa puede fortalecer la validez probatoria usando firma digital certificada en cada envío.
Art. 23.2, DS 019-2006-TR — No acreditar entrega: infracción leve. Datos incorrectos: infracción grave (Art. 24.3).
✎ Firma si es entrega físicaRegistro de control de asistencia — entrada y salida diaria
Físico, digital o biométrico. Debe registrar hora de entrada y hora de salida. Ver Parte 4 para requisitos del sistema digital y biométrico.
Art. 25.19, DS 019-2006-TR (mod. DS 012-2013-TR) — Registro sin hora de salida: infracción muy grave.
Constancias de depósito de CTS — 15 de mayo y 15 de noviembre
El comprobante de cada depósito semestral se archiva en el legajo.
Art. 24.5, DS 019-2006-TR — No depositar en plazo: infracción grave. DS 001-97-TR, Art. 21.
Constancias de pago de gratificaciones — primera quincena de julio y de diciembre
Incluye la bonificación extraordinaria del 9%. Consta en boleta con evidencia del pago bancario.
Art. 24.4, DS 019-2006-TR — No pagar en plazo: infracción grave. Ley 27735, Art. 5.
Adendas, prórrogas y modificaciones contractuales
Todo cambio de cargo, sueldo, jornada o funciones en documento escrito firmado por ambas partes.
Art. 24.8, DS 019-2006-TR — Modificación unilateral: infracción grave.
✎ Firma obligatoriaAutorizaciones de vacaciones y constancia de goce efectivo
Fecha de inicio y retorno, firma del trabajador. Acuerdo de reducción vacacional por escrito si aplica.
Art. 25.6, DS 019-2006-TR — Incumplimiento: infracción muy grave.
✎ Firma obligatoriaCapacitaciones SST con lista firmada, fotos y material de sustento (mín. 4/año)
Cada sesión: tema, fecha, capacitador, lista firmada, fotografías y material entregado.
Ley 29783, Art. 35(b). DS 005-2012-TR, Art. 30.
✎ Lista de asistencia firmada1.4 Legajo de comunicaciones, acuerdos y gestión disciplinaria
Comunicaciones, acuerdos y sustento disciplinario10 documentos
Acuerdo de movilidad supeditada a la asistencia
Si la asignación de movilidad está condicionada a la asistencia efectiva, el acuerdo escrito es el sustento para que ese concepto no compute como remuneración para el cálculo de beneficios.
DS 003-97-TR, Art. 19 — Sin acuerdo escrito, la movilidad tiene naturaleza remunerativa.
✎ Firma obligatoriaAcuerdo de reducción de jornada
Si el trabajador y el empleador acuerdan una jornada menor con reducción proporcional de la remuneración, el acuerdo escrito es imprescindible.
DS 007-2002-TR, Art. 2 — Reducción de jornada requiere acuerdo. DS 003-97-TR, Art. 30(b) — La reducción convenida no es acto de hostilidad si consta por escrito.
✎ Firma obligatoriaAutorización expresa para descuentos aplicados a la boleta o liquidación
Todo descuento que no sea un mandato legal requiere autorización escrita del trabajador: préstamos, adelantos, uniformes, equipos, u otros. La retención no autorizada puede derivar en demanda por pago indebido.
DS 003-97-TR, Art. 26 — Las remuneraciones no pueden ser objeto de descuentos salvo los dispuestos por ley o autorizados por el trabajador.
✎ Firma obligatoriaPermisos con o sin goce de haber
Solicitud del trabajador y autorización del empleador. Documenta la ausencia autorizada y sustenta el descuento si es sin goce.
Recomendado para sustentar descuentos aplicados y acreditar que las ausencias fueron autorizadas.
✎ Firma del trabajador en solicitudAcuerdos entre trabajador y empresa (condiciones especiales, compromisos, pactos)
Toda condición pactada fuera del contrato estándar debe constar en documento escrito firmado. Los acuerdos verbales no son oponibles frente a reclamaciones.
DS 003-97-TR, Art. 4 — Las condiciones especiales que modifiquen la relación laboral deben documentarse para ser exigibles.
✎ Firma obligatoriaSustento escrito de llamadas de atención verbales
Constancia interna del hecho, fecha y conducta observada. Sustenta la reiterancia ante un eventual procedimiento de despido por causa justa.
DS 003-97-TR, Art. 31 — Para acreditar reiterancia, el empleador necesita el registro de antecedentes disciplinarios.
Memorandos y cartas de amonestación con acuse de recibo
Por escrito con acuse de recibo del trabajador (firma o sello con fecha). Si se niega a firmar, se documenta la negativa con dos testigos.
DS 003-97-TR, Art. 31 — El historial de amonestaciones documenta la gravedad de la falta y la reiterancia.
✎ Acuse de recibo obligatorioCartas de imputación de cargos y descargos del trabajador
Procedimiento secuencial: carta de imputación → plazo de defensa no menor a 6 días hábiles → descargos del trabajador (se archivan, independientemente de su contenido).
DS 003-97-TR, Art. 31 — La omisión convierte el despido por causa justa en arbitrario.
✎ Acuse de recibo obligatorioEvaluaciones de desempeño
Con objetivos previamente comunicados, resultados documentados y constancia de comunicación al trabajador. Sustento ante cuestionamientos sobre despido por rendimiento deficiente.
DS 003-97-TR, Art. 23(b) — El deficiente rendimiento es causa justa de despido que requiere objetivos comunicados y evaluaciones documentadas.
✎ Firmas del evaluador y trabajadorComprobantes de tasas pagadas ante organismos (contratos tiempo parcial MTPE, contratos extranjeros SIVICE/SIVITMA)
Los pagos por derechos de tramitación ante la Autoridad de Trabajo generan comprobantes que deben conservarse como sustento del trámite realizado. Los contratos modales ya no requieren registro ni tasa desde el DL N° 1246.
RM 291-2018-TR (mod. RM 117-2021-TR) — SIVICE. Decisión 545 CAN — SIVITMA.
1.5 Documentos al momento del cese
Documentos de cese6 documentos
Carta de renuncia o comunicación de cese / no renovación
Por escrito con firma del trabajador. Si el empleador dispensa el preaviso, la dispensa consta por escrito.
DS 003-97-TR, Art. 18 — Renuncia con 30 días de anticipación salvo dispensa.
✎ Firma del trabajadorLiquidación de beneficios sociales firmada — pago dentro de 48 horas
CTS pendiente, gratificación proporcional, vacaciones truncas e indemnización si corresponde. El trabajador firma en conformidad o disconformidad.
DS 003-97-TR, Art. 51 — El retraso genera intereses legales laborales.
✎ Firma del trabajadorBaja en T-Registro — el mismo día del cese
La baja tardía genera inconsistencias en ESSALUD y AFP difíciles de corregir.
Art. 24.2, DS 019-2006-TR — No efectuar la baja: infracción grave.
Examen médico de retiro (si corresponde)
Para actividades con exposición a factores de riesgo identificados en el IPERC.
Ley 29783, Art. 49(d) — Exámenes médicos según los riesgos a los que estuvo expuesto el trabajador.
Certificado de trabajo a solicitud del trabajador
Tiempo de servicios y cargo. Si el trabajador lo solicita, también la calificación de su desempeño.
Art. 23.2, DS 019-2006-TR — No entregar a solicitud: infracción leve.
Comunicación a la entidad depositaria de CTS para habilitación del retiro
Dentro de las 48 horas del cese.
DS 001-97-TR, Art. 44 — Plazo de 48 horas desde el cese.
Gestión de legajos — cómo lo resuelven las empresas ordenadas
Una empresa con diez trabajadores genera alrededor de 180 documentos laborales al año. Sin un sistema de archivo por trabajador, esos documentos se dispersan — y cuando llega un requerimiento de SUNAFIL, la búsqueda bajo presión no resuelve lo que no se archivó correctamente.
En GESNORH, cada documento se archiva en el momento en que se genera, vinculado al expediente del trabajador, con trazabilidad de fecha y constancia de entrega. La empresa no necesita prepararse para una fiscalización laboral porque su documentación ya refleja la gestión real.
Consultar gestión de legajos →02
Legajo colectivo y documentación de gestión
Documentos de la empresa como empleador · SST · Hostigamiento sexual
Sistema de Gestión SST
Documentos del SGSST9 documentos
Legajo de elección del Supervisor SST (1-19 trab.) o Comité SST (20+ trab.)
Acta de convocatoria, votación, elección y constitución. Obligatorio desde el primer trabajador.
Ley 29783, Arts. 29-42 y DS 005-2012-TR, Arts. 38-73. DS 019-2006-TR, Art. 27.5 — Ausencia: infracción muy grave.
✎ Firmas en actasLibro de Actas del Comité o Supervisor SST con reuniones mensuales
Reunión ordinaria mínimo una vez al mes. Acta firmada con acuerdos y seguimiento de los anteriores.
DS 005-2012-TR, Art. 68. DS 019-2006-TR, Art. 27.5 — Actas ausentes: infracción muy grave.
✎ Firmas de asistentesIPERC por puesto con constancias individuales de entrega y participación
Con participación de los trabajadores. Cada trabajador firma la constancia del IPERC de su puesto. Se actualiza ante cambios de proceso o equipos.
Ley 29783, Art. 57 y DS 005-2012-TR, Art. 77 — Ausencia o desactualización: infracción grave.
Programa Anual de SST (PASST) en ejecución
Aprobado por el Comité o Supervisor SST. Incluye cronograma de capacitaciones y fechas de actualización del IPERC.
DS 005-2012-TR, Art. 80 — Obligatorio elaborar, aprobar y ejecutar el PASST.
Reglamento Interno de SST (RISST) con constancias de entrega firmadas
Obligatorio para 20+ trabajadores. Cada trabajador firma la constancia de recepción.
DS 005-2012-TR, Arts. 74-75. DS 019-2006-TR, Art. 27.2 — Ausencia cuando corresponde: infracción grave.
✎ Constancia firmada por cada trabajadorRegistros obligatorios del SGSST (8 registros)
Accidentes, enfermedades ocupacionales, incidentes peligrosos, inspecciones internas, estadísticas, equipos de seguridad, capacitaciones, monitoreo de agentes. Registros simplificados para menos de 10 trabajadores y bajo riesgo.
DS 005-2012-TR, Arts. 33-35.
Formatos de capacitaciones SST con listas firmadas, fotos y material
Lista firmada, tema, capacitador, fecha, fotografías y material entregado por cada sesión.
DS 005-2012-TR, Art. 28 — La evidencia documental y fotográfica es la única forma de acreditar las capacitaciones ante SUNAFIL.
✎ Lista de asistencia firmadaLibro de Incidencias SST
Registro cronológico de incidentes, accidentes leves y observaciones de seguridad. Disponible en el centro de trabajo.
DS 005-2012-TR, Art. 33(a). DS 019-2006-TR, Art. 27.3 — Ausencia: infracción grave.
Registro general de exámenes médicos ocupacionales
Además del resultado individual en el legajo del trabajador, el empleador mantiene un registro general que acredita que todos los exámenes se realizaron.
Ley 29783, Art. 49(d) y RM 312-2011-MINSA.
Prevención del hostigamiento sexual
Documentos de prevención del hostigamiento sexual4 documentos
Legajo de elección del Delegado o Comité contra el Hostigamiento Sexual
Acta de designación, comunicación al personal y vigencia del mandato. Desde el primer trabajador.
Ley 27942 (mod. Ley 30709) y DS 014-2019-MIMP. DS 019-2006-TR, Art. 26.1 — Ausencia: infracción grave.
✎ Firmas en actaPolítica de prevención con constancias firmadas por todos los trabajadores
Incluye: definición, canal de denuncia, procedimiento de investigación y medidas correctivas.
DS 014-2019-MIMP, Art. 4.
✎ Constancia firmada por cada trabajadorRegistro reservado de denuncias y casos atendidos
Si hubiera denuncias: registro del procedimiento y la resolución adoptada.
DS 014-2019-MIMP, Art. 20.
Capacitaciones periódicas con lista firmada, fotos y material (mín. 1/año)
Lista de asistencia firmada, material y fotografías.
DS 014-2019-MIMP, Art. 5.
✎ Lista de asistencia firmadaEl legajo colectivo: donde más infracciones se acumulan sin que nadie lo note
El Comité SST sin actas al día, el IPERC desactualizado, el PASST que nadie ejecuta. Son las infracciones que más sorprenden en una fiscalización laboral, precisamente porque sin un área de RRHH dedicada, nadie tiene asignada la responsabilidad de ese seguimiento mes a mes.
En GESNORH el seguimiento del legajo colectivo es parte del servicio ordinario. La empresa no necesita prepararse porque la documentación ya refleja lo que realmente hace.
Revisar el estado SST de su empresa →03
Obligaciones digitales ante SUNAT y documentos de sustento
PLAME · ESSALUD · ONP · Renta 5ta categoría · Carta inductiva
Obligaciones SUNAT vinculadas a la planilla5 conceptos
Declaración mensual del PLAME (PDT 0601 o Formulario Virtual 0601-Web)
Todo empleador con al menos un trabajador presenta el PLAME mensualmente. Empresas de hasta 10 trabajadores: Formulario Virtual 0601-Web. La constancia de presentación se archiva.
DS 018-2007-TR, Art. 2(c). RS 183-2011/SUNAT. Omisión: multa del 100% del tributo omitido (CdT Art. 178.1), reducible al 5% con subsanación voluntaria antes de notificación.
Pago de la contribución a ESSALUD (9% de la remuneración mensual)
El empleador aporta el 9% de cada remuneración. Mismo cronograma del PLAME. Comprobantes conservados.
Ley 26790, Art. 6. Omisión: multa del 50% del tributo más intereses moratorios.
Retención y pago del SNP/ONP (13% para afiliados al sistema público)
El empleador retiene y paga a través del PLAME. La omisión genera responsabilidad solidaria del empleador.
DL 19990 y CdT, Art. 178.4 — Multa del 50% del monto no retenido.
Retención y pago del Impuesto a la Renta de 5ta categoría
Para trabajadores con remuneración anual proyectada superior al mínimo exento (7 UIT en 2026). Cálculo y retención mensual proporcional.
LIR, Art. 75. CdT, Arts. 178.1 y 178.4 — Multas por omisión y retenciones no pagadas.
Constancias digitales del PLAME y comprobantes de pago conservados
Cada declaración genera una constancia con número de orden. Cada pago genera un NPS o comprobante bancario. Se conservan por el plazo de prescripción: 4 años si se declaró; 6 años si no se declaró.
CdT, Art. 43 — Prescripción tributaria.
Documentos de sustento para la retención del Impuesto a la Renta de 5ta categoría
Sustento para renta de quinta categoría3 documentos
Reporte de Rentas y Retenciones emitido por SUNAT
Documento que detalla los ingresos percibidos por el trabajador en el ejercicio y las retenciones de quinta categoría efectuadas por empleadores anteriores. El trabajador lo obtiene en SUNAT Operaciones en Línea y lo entrega al nuevo empleador al inicio de la relación laboral o ante cambios en la proyección.
LIR, Art. 75 y RS 335-2010/SUNAT — El empleador debe considerar las rentas e impuestos retenidos por empleadores anteriores para determinar correctamente la retención mensual.
Declaración jurada del trabajador sobre ingresos, retenciones y otros empleadores
El trabajador informa sus ingresos, retenciones previas y empleos paralelos o anteriores en el ejercicio. Este documento delimita la responsabilidad del empleador: si el trabajador declaró incorrectamente y el empleador calculó sobre esa base, el error es atribuible al trabajador.
LIR, Art. 75 — El empleador cumple su obligación tributaria cuando calcula y retiene sobre la información formalmente declarada por el trabajador. La declaración firmada es el respaldo ante SUNAT.
✎ Firma obligatoria del trabajador Actualización de la declaración ante cambios en el ejercicio
Si durante el año el trabajador obtiene ingresos adicionales o cesa en un empleo anterior, comunica al empleador actual por escrito para actualizar la proyección. La comunicación se archiva.
LIR, Art. 75 y RS 335-2010/SUNAT — El empleador ajusta la retención mensual en función de la información actualizada que comunica el trabajador.
✎ Firma obligatoria del trabajador El empleador cumple su obligación cuando actúa sobre información declarada y documentada
Si el trabajador omitió declarar ingresos previos y el empleador calculó la retención sobre la información disponible y documentada, la responsabilidad por la diferencia recae sobre el trabajador. La declaración jurada firmada permite al empleador demostrar ante SUNAT que actuó correctamente sobre la base de la información formalmente recibida.
La carta inductiva de SUNAT por prestadores de servicios
Documentación ante una carta inductiva de SUNAT5 documentos
Contratos de locación de servicios con objeto bien definido
Deben describir el resultado esperado, la autonomía del prestador y la ausencia de subordinación. Un contrato genérico no desvirtúa los indicios de laboralidad.
Casación Laboral N° 4055-2013-La Libertad — Si concurren prestación personal, remuneración y subordinación, la relación es laboral independientemente de la forma contractual.
Sustento de la autonomía real del prestador
Sin horario fijo impuesto, sin instrucciones sobre cómo ejecutar, sin uso de equipos de la empresa como elemento principal, sin correo corporativo.
DS 003-97-TR, Art. 9 — La subordinación es el elemento determinante del contrato de trabajo.
Detalle de entregables y forma de pago vinculada a resultados
El pago vinculado a resultados y entregables fortalece la independencia; el pago mensual fijo la debilita.
Principio de primacía de la realidad — La ejecución real determina la naturaleza del contrato.
Respuesta documentada a la carta inductiva dentro del plazo
La respuesta desvirtúa documentalmente cada observación de SUNAT. La falta de respuesta puede derivar en fiscalización formal.
CdT, Art. 62 — SUNAT puede requerir información y documentación.
Regularización voluntaria si la revisión confirma laboralidad
Antes de la fiscalización formal permite acceder a la gradualidad de multas de SUNAT y SUNAFIL.
DS 019-2006-TR, Art. 40 — Subsanación voluntaria SUNAFIL. Régimen de gradualidad SUNAT — Ambos se reducen una vez iniciados los procedimientos formales.
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Registro de asistencia — físico, digital y biométrico
Requisitos legales · Qué sistema cumple · Qué puede perjudicarte
El registro es obligatorio para todo empleador con trabajadores sujetos a jornada (DS 004-2006-TR). La ausencia del registro o la falta de la hora de salida en cualquier día es infracción muy grave (Art. 25.19, DS 019-2006-TR), sin importar el tipo de sistema utilizado.
Contenido mínimo obligatorio del registro de asistencia5 requisitos
Nombre o razón social del empleador y RUC
Identificación del empleador en el encabezado.
DS 004-2006-TR, Art. 1.
Nombre completo del trabajador y DNI
Identificación inequívoca de cada trabajador.
DS 004-2006-TR, Art. 1.
Fecha, hora de ingreso y hora de salida — todos los días laborables
Un registro que solo marca la entrada no cumple el requisito legal. La ausencia de la hora de salida es infracción por sí sola.
DS 004-2006-TR, Art. 1 y DS 012-2013-TR — Hora de salida: elemento obligatorio. DS 019-2006-TR, Art. 25.19 — Registro incompleto: infracción muy grave.
Autorización de horas extras cuando las hubiera
Sobretasa mínima: 25% las dos primeras horas, 35% las siguientes. Sin autorización escrita, toda hora extra genera infracción.
DS 007-2002-TR, Art. 10 — Horas extras voluntarias. DS 019-2006-TR — No autorizadas ni pagadas: infracción muy grave.
Conservación por mínimo 5 años
Registros físicos y digitales. La pérdida antes de ese plazo genera infracción.
DS 004-2006-TR, Art. 4.
El biométrico mal configurado genera la misma infracción que no tener registro
Muchos equipos biométricos están configurados por defecto solo para marcar la entrada. Si no se configura también la salida, el registro tiene exactamente la misma infracción: ausencia de hora de salida, infracción muy grave. Un equipo instalado no exime al empleador si ese sistema no registra lo que la norma exige.
Consideraciones para sistemas digitales y biométricos4 puntos
Reportes exportables disponibles para exhibición inmediata al inspector
Un sistema que solo muestra datos en pantalla sin exportación no permite verificación en el acto.
DS 004-2006-TR, Art. 3 — Disponible para exhibición inmediata ante la autoridad inspectiva.
Datos íntegros con trazabilidad de modificaciones
Un sistema que permite editar registros sin log de auditoría pierde valor probatorio.
Principio de veracidad del registro.
Autorización específica e independiente para el uso de datos biométricos
La huella dactilar y el reconocimiento facial son datos sensibles. Requieren autorización específica del trabajador, separada de la autorización general de datos personales.
Ley 29733, Arts. 2.5 y 13. DS 016-2024-JUS.
✎ Autorización firmada independienteRespaldo periódico de los datos del sistema
Si el equipo falla sin respaldo, la empresa no puede acreditar el registro de ese período. Respaldo mensual mínimo.
DS 004-2006-TR, Art. 4 — La pérdida por falla técnica equivale a no tener el registro.
5. Escala de infracciones y multas — referenciada a la UIT vigente
Las multas se calculan en porcentajes de la UIT del año en que se cometió la infracción, por trabajador afectado. En 2026 la UIT es S/ 5,500. Para ejercicios anteriores o para verificar la UIT vigente puede consultarla directamente en:
| Gravedad | Ejemplo de infracción documental | Micro / Pequeña empresa | General ≤10 trab. | General ≤100 trab. |
|---|---|---|---|---|
| Leve | Boletas sin constancia de entrega, certificado de trabajo no entregado, copia de contrato no entregada | Hasta 0.5 UIT (S/ 2,750 en 2026) | Hasta 1 UIT (S/ 5,500 en 2026) | Hasta 5 UIT (S/ 27,500 en 2026) |
| Grave | CTS no depositada, baja tardía en T-Registro, RISST no entregado, actas SST ausentes | Hasta 1 UIT (S/ 5,500 en 2026) | Hasta 4 UIT (S/ 22,000 en 2026) | Hasta 20 UIT (S/ 110,000 en 2026) |
| Muy grave | Trabajador sin T-Registro, registro asistencia sin hora de salida, sin Comité/Supervisor SST, sin Seguro Vida Ley, sin SCTR cuando corresponde | Hasta 2 UIT (S/ 11,000 en 2026) | Hasta 10 UIT (S/ 55,000 en 2026) | Hasta 50 UIT (S/ 275,000 en 2026) |
Subsanación voluntaria: hasta el 95% de reducción si actúa antes de la notificación
El Art. 40, DS 019-2006-TR establece el principio de subsanación voluntaria en materia laboral. El Código Tributario tiene su régimen de gradualidad para las multas SUNAT. En ambos casos, detectar el problema y corregirlo antes del requerimiento puede reducir la multa entre el 70% y el 95%. La diferencia entre actuar hoy y que lo detecten mañana puede medirse en decenas de miles de soles.
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Términos de indexación
legajo trabajador Peru obligatorio 2026 contrato modal ya no se registra MTPE DL 1246 contrato tiempo parcial registro MTPE documentos laborales empresa SUNAFIL fiscalización PLAME ESSALUD ONP multa empleador carta inductiva SUNAT honorarios relación laboral seguro vida ley desde primer día DU 044-2019 SCTR actividades alto riesgo obligatorio practicantes FOLA seguro documentos certijoven certiadulto empleador verificar antecedentes renta quinta categoría declaración jurada empleador control asistencia biométrico hora salida obligatorio autorización datos personales biométricos trabajador acuerdo descuentos boleta autorización escrita subsanación voluntaria SUNAT SUNAFIL reducción multa UIT
Perfil de lector: Empresario, dueño de PYME, gerente general o administrador de empresa con 3 a 30 trabajadores, sin formación jurídica especializada. Intención: ordenar la empresa, conocer sus obligaciones y prevenir riesgos ante SUNAFIL y SUNAT.