Presentar el registro de asistencia vigente con marcaciones de entrada Y salida, acreditar que el sistema usado cumple los requisitos legales, y documentar las excepciones válidas.
El error más común no es la ausencia total del registro sino la ausencia de la marca de salida. SUNAFIL aplica el principio de jornada máxima: si no hay marca de salida, presume que el trabajador siguió laborando. Otro error frecuente es no excluir del registro a los trabajadores de dirección y confianza que por ley no están sujetos a jornada máxima.
Qué acreditar y cómo actuar · pasos de acción
El registro de asistencia puede ser físico (libro o planilla firmada por el trabajador) o digital (reloj biométrico, sistema de tarjetas, aplicación). Lo que importa es que registre la hora exacta de entrada y la hora exacta de salida para cada trabajador en cada día laborado, y que sea verificable y no alterable retroactivamente.
- Presenta el registro vigente con la marca de entrada Y salida de cada trabajador en el período requerido. Si hay días sin marca de salida, es necesario acreditarlos o explicarlos. Un "olvido de marcar" no es una explicación suficiente para el inspector · necesita evidencia de que no hubo sobretiempo.
- Si usas sistema de registro digital (biométrico, aplicación móvil), verifica que cuente con autorización para el tratamiento de datos biométricos conforme a la Ley 29733 y el DS 016-2024-JUS. El inspector puede solicitar la evidencia de que los trabajadores fueron informados y que la empresa cuenta con la autorización o la política de privacidad correcta.
- Si hay trabajadores de dirección o confianza que no están sujetos a jornada máxima (Art. 43, DS 003-97-TR), deben estar identificados y excluidos del registro de control de jornada · con documentación que acredite que fueron designados formalmente como tales (contrato o addendum, T-Registro con la categoría correcta).
- La corrección tiene que ser prospectiva, no retroactiva. No modifiques registros históricos. Si hay deficiencias en períodos anteriores, explícalas en la declaración pero no alteres los documentos originales. Eso convierte un problema administrativo en un problema penal.
- Presenta el registro actualizado del período vigente más una declaración que explique el sistema usado, las categorías de trabajadores excluidos y las medidas adoptadas para corregir el sistema. El inspector necesita verificar que el sistema va a funcionar correctamente hacia adelante.
La corrección del registro solo aplica hacia adelante
Si el registro histórico tiene deficiencias · horas sin marcar, períodos vacíos, registros incompletos · no hay forma legal de "corregirlos" sin que el inspector detecte la alteración. Lo que puede hacerse es explicarlos: presentar evidencia complementaria de que no hubo sobretiempo (boletas de pago sin horas extras, declaraciones del trabajador, registros de acceso al edificio si los hay). Y desde el día siguiente al requerimiento, el sistema funciona correctamente.
Si se presenta el registro de asistencia vigente con marcaciones de entrada y salida, con las exclusiones debidamente documentadas y con un sistema conforme a la Ley 29733, el inspector puede verificar el cumplimiento actual y cerrar el punto.
Infracción muy grave. La multa por no llevar registro de asistencia o por tenerlo incompleto puede llegar a S/ 55,000 en régimen general (10 UIT). Si el inspector deduce sobretiempo no pagado a partir del registro deficiente, puede derivar en otro requerimiento por horas extras.
Procedimiento legal completo, exclusiones válidas y base normativa verificable
¿Qué debe registrar obligatoriamente?
DS 007-2002-TR, Art. 23: el registro de control de asistencia debe indicar: nombre y apellidos del trabajador, número de DNI o carné de extranjería, fecha, hora y minuto de ingreso y salida de la jornada de trabajo. No existe un formato obligatorio único · puede ser físico o digital siempre que contenga esos datos.
Trabajadores excluidos de la jornada máxima
DS 003-97-TR, Art. 43 · no están sujetos al límite máximo de jornada: (a) trabajadores de dirección; (b) trabajadores no sujetos a fiscalización inmediata; (c) trabajadores que prestan servicios intermitentes de espera, vigilancia o custodia. Estos trabajadores pueden ser excluidos del registro de jornada, pero la exclusión debe estar documentada formalmente.
Biométrico y datos personales · DS 016-2024-JUS
Los datos biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial) son datos sensibles según la Ley 29733. Para usar un reloj biométrico, la empresa debe: (1) informar a los trabajadores del tratamiento; (2) contar con la política de privacidad del sistema; (3) registrar la finalidad del tratamiento. El DS 016-2024-JUS actualizó el reglamento de la Ley 29733 con nuevas obligaciones para datos biométricos en el lugar de trabajo.
Multas
DS 019-2006-TR, Art. 25.10 · infracción muy grave: Microempresa REMYPE: hasta 2 UIT (S/ 11,000) · Pequeña empresa: hasta 6 UIT (S/ 33,000) · Régimen general: hasta 10 UIT (S/ 55,000).
Base normativa completa
DS 007-2002-TR, Art. 23 (obligación de registro de asistencia) · DS 003-97-TR, Art. 43 (exclusiones de jornada máxima) · Ley 29733 (protección de datos personales) · DS 016-2024-JUS (reglamento actualizado de protección de datos) · DS 019-2006-TR, Art. 25.10 (infracción muy grave)
El inspector aplica la presunción en favor del trabajador. Si no hay marca de salida, presume que la jornada continuó. Esto puede derivar en un requerimiento adicional de horas extras no pagadas. La corrección hacia adelante es la única estrategia admisible.
- Registro de asistencia del período requerido con marcaciones de entrada y salida.
- Si biométrico: política de privacidad y evidencia de información a trabajadores (Ley 29733).
- Lista de trabajadores excluidos de jornada máxima con su categoría documentada.
- Declaración del representante legal explicando el sistema y las medidas correctivas prospectivas.
¿Necesita implementar un registro de asistencia conforme y preparar el expediente?
Le ayudamos a revisar el sistema actual, identificar las deficiencias, y preparar toda la documentación para acreditar el control de jornada ante el inspector.
El contenido de este artículo es de carácter informativo y no constituye asesoría legal. Para situaciones específicas consulte con un especialista.